6 maneiras de rastrear tarefas com os aplicativos do Google Workspace

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Imagem: Andy Wolber/TechRepublic

Se você usa o Google Workspace, pode acompanhar as tarefas de várias maneiras. Você pode adicionar tarefas pessoais ao Google Tasks. Você pode criar listas que pode tornar privadas ou compartilhar com colegas no Google Docs, Keep ou Sheets. Ou você pode adicionar e atribuir tarefas com membros da equipe no Google Chat Spaces.

Mas cada um desses aplicativos oferece recursos de gerenciamento de tarefas ligeiramente diferentes. As tarefas da equipe, por exemplo, podem ser melhor rastreadas no Google Spaces, enquanto uma lista compartilhada de itens de rotina para comprar pode ser melhor gerenciada com o Google Keep. Faça login na sua conta do Google, abra seu navegador e explore cada uma das seis maneiras diferentes de rastrear tarefas abaixo.

Google Agenda: Tarefas em datas

O Google Agenda permite não apenas rastrear eventos que ocorrem em um dia e horário específicos (ou seja, reuniões, tempo de foco etc.), mas também inserir e exibir tarefas (Figura A). Algumas tarefas podem precisar ser feitas em ou antes de um dia específico (por exemplo, declarar impostos), mas outras podem simplesmente precisar ser concluídas em um futuro próximo (por exemplo, ler um relatório).

VEJA: Comparação de recursos: software e sistemas de rastreamento de tempo (TechRepublic Premium)

No Google Agenda na Web, marque a caixa de seleção à esquerda da agenda de Tarefas (Figura A, inferior esquerdo) para exibir tarefas com datas de vencimento. Eles aparecem em uma seção da tela abaixo da data e acima dos eventos programados. Para ver todas as tarefas disponíveis—incluindo aquelas que não têm uma data atribuída—abra o painel lateral e selecione o ícone de tarefas. Você pode adquirir o hábito de deixar o painel lateral de Tarefas exibido para poder adicionar, acessar e marcar tarefas como concluídas ao usar o Google Agenda na web.

Figura A

Captura de tela do Google Agenda, com a caixa ao lado dos calendários Andy Wolber e Tarefas selecionados. Nova caixa de evento vazia exibida, com Tarefa selecionada (nas opções Evento, Ausência temporária, Tarefa e Horários de compromisso).
No Google Agenda na Web, selecione +Criar | Tarefa (conforme circulado em vermelho na nova caixa de evento) para adicionar uma nova tarefa privada. Na área Meus calendários (canto inferior esquerdo), selecione o calendário de Tarefas para exibir as tarefas.
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Gmail: vincule uma tarefa a um e-mail

Na web, o painel lateral Tarefas acessado no Google Agenda também está disponível no Gmail: é o mesmo conjunto de tarefas. Além disso, você também pode acessar o painel lateral com Tarefas do Google Drive na web.

O Gmail inclui uma opção para transformar um e-mail em uma Tarefa. Quando você tiver um e-mail aberto ou selecionado, clique (ou toque) no ícone Adicionar às tarefas (Figura B). Isso abre o painel lateral (se ainda não estiver exibido) e adiciona uma nova tarefa que inclui um link para o email. Clique na tarefa recém-criada se desejar adicionar detalhes ou designar uma data ou hora para a tarefa.

Eu costumo transformar um e-mail em uma tarefa apenas quando é necessário um trabalho significativo antes que eu possa responder. Por exemplo, um cliente pode procurar aconselhamento sobre software. Se for um conselho que eu puder fornecer prontamente, esse e-mail não se tornará uma tarefa e será escrito quando eu reservar um tempo para responder. Mas se uma resposta exigir que eu gaste uma ou duas horas de pesquisa, posso transformar o e-mail em uma tarefa intitulada “Software de pesquisa” criada a partir (e vinculada) ao e-mail.

Figura B

Captura de tela de um e-mail aberto no Gmail, com o botão
Com um e-mail aberto ou selecionado, o botão “Adicionar a tarefas” permite criar uma nova tarefa vinculada ao e-mail.

Google Chat Spaces: tarefas da equipe

Um espaço de bate-papo do Google oferece um local permanente para uma equipe bater papo, compartilhar arquivos e acompanhar tarefas. Na Web, acesse o Google Chat, selecione um Space e a guia Tarefas (Figura C). Depois de selecionar “Adicionar tarefa de espaços”, você pode inserir o título da tarefa, detalhes, data/hora, assim como faria com qualquer tarefa padrão do Google. No entanto, você também pode atribuir uma tarefa a qualquer membro do seu Espaço. Devido a essa capacidade de atribuir e rastrear tarefas a pessoas, um Google Chat Space com tarefas é uma excelente opção para o gerenciamento de tarefas da equipe do Google Workspace.

Figura C

Captura de tela do Gmail com um espaço “Example Room” ativo e a guia Tarefas selecionada. Uma nova tarefa de espaço em branco está ativa, com campos para um título, detalhes, data/hora e responsável.
Dentro de um Espaço, selecione a guia Tarefas para colaborar em tarefas com membros da equipe.

Google Docs: listas de verificação com texto e comentários

Selecione o ícone da lista de verificação e digite as tarefas em um Google Doc (Figura D). Pressione enter para finalizar a linha e adicionar outra tarefa. Selecione o botão Compartilhar para convidar outras pessoas ou grupos para colaborar com você em sua lista de verificação em seu documento. Terminar uma tarefa? Clique em uma caixa de seleção para marcar a linha e considerar a tarefa concluída.

Colaborar em tarefas em um Google Doc traz pelo menos dois benefícios significativos. Primeiro, você tem muito espaço para adicionar notas e discutir suas tarefas, seja com texto (dentro ou ao redor de sua lista de verificação) ou com comentários inseridos. Em segundo lugar, você tem a capacidade de revisar as alterações no documento ao longo do tempo, graças ao arquivo do Google Docs | Recursos do histórico de versões. (Consulte Como gerenciar versões de arquivos no Documentos, Planilhas e Apresentações Google.)

Figura D

Captura de tela de um Google Doc, com cinco itens em uma lista de verificação, com a tarefa 1 e a tarefa 4 concluídas e marcadas. O ícone da lista de verificação (à esquerda do ícone do marcador) está circulado em vermelho.
Em um Documento Google, selecione o ícone da lista de verificação (como mostrado) e discuta as tarefas em texto ou comentários.

Google Keep: listas de verificação privadas ou compartilhadas simples

Uma nota privada ou compartilhada do Google Keep pode incluir uma lista de verificação. Quando você ou seus colaboradores concluem um item e marcam a caixa à esquerda de uma tarefa no Keep, o item será movido para a parte inferior da nota e exibido com uma linha.

Ao contrário de uma lista de verificação em um Google Doc, quando você escolhe “Exibir caixas de seleção” em uma nota do Google Keep, cada linha da nota será tratada como um item de caixa de seleção – não há uma maneira fácil de manter uma discussão sobre itens em uma nota. Da mesma forma, o Google Keep não possui o recurso de histórico de versões disponível no Google Docs. Como resultado, uma lista de verificação do Google Keep pode ser melhor para tarefas que não exigem discussão (por exemplo, uma lista de itens a serem comprados ou um conjunto de tarefas de rotina).

Importante, você pode mover uma nota do Keep para um novo Google Doc com a opção de menu “Copiar para o Google Docs” (Figura E). Isso ajuda quando você inicia uma lista de tarefas no Google Keep e percebe que os itens podem se beneficiar dos recursos de discussão e comentários encontrados em um Google Doc colaborativo.

Figura E

Captura de tela de uma nota do Google Keep com três itens de caixa de seleção e um marcado como concluído. O menu
O Google Keep funciona bem para tarefas que precisam de pouca discussão, como uma lista de itens para comprar ou tarefas rotineiras. Se uma lista do Keep merecer discussão, você pode “Copiar para o Google Docs”.

Planilhas Google: acompanhe detalhes estruturados

Uma planilha do Google funciona bem para ajudá-lo a rastrear tarefas com dados estruturados, como nomes, informações de contato, valores/números ou datas. Assim como em um Documento Google, sua Planilha pode ser particular ou compartilhada com colaboradores. Da mesma forma, você também ganha o benefício da capacidade de Inserir Comentário (para discussões) ou Inserir Nota (para comentários) junto com o acesso padrão a um registro contínuo de alterações com Arquivo | Histórico de versões.

O Planilhas Google também permite adicionar uma caixa de seleção em uma célula (como mostrado em Figura F): Coloque o cursor em uma célula e selecione Inserir | Caixa de seleção. Uma caixa de seleção recém-inserida está desmarcada. Quando você clica (ou toca) na caixa de seleção, ela é preenchida com uma verificação. (Ao mesmo tempo, o status associado à caixa de seleção muda de “Falso”, ou incompleto, para “Verdadeiro”, ou seja, completo.) Você também pode classificar sua planilha pela coluna da caixa de seleção com a opção Dados | Opção de planilha de classificação (ou dados semelhantes | intervalo de classificação) para agrupar tarefas completas (e incompletas).

Figura F

Captura de tela de uma planilha do Google com várias tarefas listadas nas linhas 2 a 11. As caixas de seleção estão na coluna A, com as caixas nas linhas 3, 6 e 10 marcadas. Cabeçalhos das colunas (AE): Caixa de seleção, Tarefa, Data, Valor, Notas.
Use caixas de seleção nas células do Planilhas Google para acompanhar o status dos itens da lista com dados estruturados, como nomes, informações de contato, valores/números ou mais.

Qual é a sua experiência gerenciando tarefas?

Se você precisar de recursos de gerenciamento de tarefas mais abrangentes do que os listados acima, explore a categoria Gerenciamento de tarefas no Google Workspace Marketplace. Lá você encontrará aplicativos como Asana, MeisterTask, Smartsheet, Todoist e Trello, cada um oferecendo recursos que complementam e expandem os recursos de gerenciamento de tarefas encontrados nos aplicativos do Google Workspace.

Como você costuma acompanhar as tarefas no Google Workspace? Você já experimentou as tarefas do Google Chat Spaces com sua equipe? Você costuma usar o Google Tasks, Keep, Docs ou Sheets para rastrear atividades? Ou você encontrou outra ferramenta que atende bem às suas necessidades de rastreamento de tarefas? Deixe-me saber como você acompanha as tarefas, seja com um comentário abaixo ou no Twitter (@awolber).

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