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Manter registros de estoque precisos é essencial para ter uma visão clara do estoque disponível e do que precisa ser pedido. No final das contas, uma contagem de estoque incorreta pode levar a clientes decepcionados, e isso nunca é o ideal, por isso recomendamos você sempre ter uma planilha de controle de estoque.
Contagens de inventário precisas oferecem os seguintes benefícios:
- Suas operações serão executadas sem problemas
- Seu custo de transporte de mercadorias é reduzido
- Os clientes estão felizes
- Os funcionários podem apoiar melhor seus clientes
- Previsão mais precisa
Se você notou que suas contagens de inventário não são tão precisas quanto gostaria e está procurando maneiras de melhorar, as dicas a seguir serão um ótimo ponto de partida.
1. Implementar contagens cíclicas
As contagens cíclicas são ótimas quando você não consegue tirar as pessoas do chão para contar o estoque completo. Este é um processo em que você realiza contagens regulares para determinado inventário para garantir que ele corresponda aos seus registros de inventário. No entanto, isso não é feito de uma só vez, e apenas periodicamente. É mais uma auditoria do que uma contagem completa do inventário.
Cetaris explica que as contagens cíclicas são realizadas ao longo de um período de tempo, mas são feitas sob medida para contar seus itens mais importantes, como peças críticas para seus processos de negócios. No entanto, você precisará ter objetivos de negócios claros para descobrir o que é mais importante.
Uma maneira simples de implementar contagens cíclicas
Há uma maneira simples de implementar contagens cíclicas em sua organização. Crie pelo menos três categorias para grupos de itens com base em sua importância. Por exemplo, determine quais itens são mais importantes e rotule-os como “Categoria A”. Em seguida, determine quais itens são “Categoria B” e “Categoria C”.
Crie um sistema e agende onde você conta os itens “A” com mais frequência. Isso pode ser uma vez por semana ou duas. Em seguida, determine quando você contará os itens “B” e “C”. Talvez uma vez a cada três a seis semanas – qualquer horário que funcione melhor para suas necessidades.
Existem outros métodos de contagem cíclica que você pode usar, mas esse método é o mais simples.
2. Para estoque pequeno, implemente contagens diárias
Você já pensou em implementar uma contagem diária de estoque em sua loja? Dependendo da quantidade de estoque que você mantém à mão, isso pode ser a chave para melhorar a precisão da contagem.
As contagens diárias de estoque podem ser uma dor para os funcionários, por isso é importante garantir que isso seja possível e não atrapalhe suas outras tarefas. Se contar o estoque diariamente parece um problema, agende-o para depois que a loja for fechada e certifique-se de ainda dar às pessoas tempo suficiente para concluir suas tarefas normais de fechamento.
Se você está hesitante em fazer inventário diário, considere que existem muitas empresas populares que realizam contagens diárias de inventário. Por exemplo, a Starbucks exige que os supervisores de turno contem leite, doces e alguns lanches diariamente. As contagens diárias de estoque também ajudarão a manter seus pedidos nos trilhos, o que traz o próximo ponto.
3. Controle seu processo de pedido
Seu processo de pedido desempenha um papel importante na manutenção do estoque preciso. Se suas contagens de estoque forem inseridas em seu sistema de pedidos, números de estoque imprecisos criarão pedidos imprecisos, que por sua vez perpetuarão contagens de estoque imprecisas.
Se seus funcionários inserirem contagens de estoque em um programa de software e você usar essas informações para fazer pedidos (automaticamente ou não), precisará ajustar seu processo. Contagens de estoque imprecisas são comuns, mas podem ser corrigidas quando você chega à raiz do problema.
4. Encontre a raiz das contagens de estoque imprecisas
Se seus funcionários não estão enviando contagens de estoque precisas, provavelmente há um bom motivo. Uma das maiores razões pelas quais os funcionários falsificam os números de estoque é porque eles não têm tempo para realizar uma contagem precisa.
Converse com seus funcionários e trabalhe com eles no local para que você possa ver exatamente o que é necessário para que eles obtenham uma contagem precisa do estoque. Se for pedir demais que eles estejam disponíveis para os clientes, você precisará agendá-los para que eles possam obter contagens precisas.
5. Contrate uma equipe externa para contar o estoque
Se você está lutando para obter contagens de estoque precisas de seus funcionários internos, tente contratar uma empresa de contagem de estoque externa. As pessoas nesta profissão são especialistas no que fazem e podem aprender qualquer sistema de inventário com bastante rapidez. À medida que eles voltarem para realizar mais contagens, eles se familiarizarão mais com seus sistemas e negócios e isso o beneficiará muito.
Os especialistas em estoque estão atentos aos detalhes e podem percorrer o almoxarifado mais difícil, com calma e metodicamente. Eles são adeptos da multitarefa e podem trabalhar sob grande pressão.
Quando você contrata uma equipe profissional para contar seu estoque, eles não tomam os atalhos que seus funcionários podem tomar apenas para ir para casa mais cedo. Por exemplo, os funcionários podem tentar adivinhar quantos itens estão em uma lixeira por familiaridade, mas um especialista em estoque não. Eles sabem que se forem auditados e suas contagens estiverem erradas, eles não receberão mais shows seus.
6. Evite pedidos excessivos
Quanto mais itens você tiver que contar, mais tempo levará e mais espaço haverá para erros. Se os membros de sua equipe tiverem um número enorme de itens para contar, os erros de contagem são inevitáveis. Eles podem até pular a tarefa ou adivinhar em vez de realmente contar.
A melhor coisa que você pode fazer para dar suporte a contagens de estoque precisas é criar um processo de pedido preciso. Descubra o que você precisa manter à mão e crie um sistema para garantir que sua equipe não faça pedidos em excesso.
Quando você tem muitos itens em seu inventário, seu fluxo de caixa fica vinculado a mercadorias que não estão em movimento. Se você precisar do seu dinheiro para outras coisas, isso pode se tornar um grande problema quando você tiver uma quantidade significativa de dinheiro vinculada ao excesso de estoque.
Assuma o controle do seu estoque
Se suas contagens de inventário estiverem erradas, é hora de reinar e assumir o controle de suas contagens. Independentemente do seu método preferido, comece a implementar um sistema de contagem de estoque que funcione melhor para você. Seus funcionários agradecerão e seus clientes se beneficiarão a longo prazo.
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